استفاده از ایمیل، یکی از رایج‌ترین شیوه‌های برقراری ارتباط با دیگران است. اما شرکت‌های معتبر از اکانت ایمیل ساز های رایگانی چون جی میل استفاده نمی‌کنند و ایمیل اختصاصی خود را دارند؛ که به آن ایمیل شرکتی می‌گویند. این اکانت ها را باید در کنترل پنل هاست ایجاد و با استفاده از نرم افزار‌های معتبر آن‌ها را مدیریت کرد. این ایمیل ها نقش مهمی در ارتباط شرکت دارند. به همین دلیل تصمیم گرفتیم تا در این مقاله از وبلاگ سرورپارس نحوه ایجاد ایمیل شرکتی در سی پنل و دایرکت ادمین را، به شما آموزش دهیم.
پیدایش اینترنت، یک تغییر اساسی در زمینه ارسال پیام ایجاد کرد و شیوه‌های قدیمی نامه‌نگاری منسوخ شد. با استفاده از اینترنت و ساخت اکانت در سایت های معتبری چون گوگل و یاهو، می‌توان صاحب یک صندوق پستی اینترنتی شد و برای دوستان خود در دورترین نقطه، ایمیل فرستاد. این ایمیل می‌تواند حاوی متن، عکس، فایل و یا ویدیو‌هایی با حجم مشخص باشد.
این شیوه از ارتباط به قدری مهم است که امروزه شرکت های معتبر نیز، برای ارتباطات داخلی و خارجی خود از آن استفاده می‌کنند. اما صندوق های پستی عمومی و رایگان همچون جی میل و هات میل، به درد کارهای روزمره و شخصی می‌خورند.
به همین دلیل بهتر است که به عنوان یک شرکت معتبر و یا برند سرشناس، از ایمیل اختصاصی سایت خود برای برقراری ارتباط با دیگران استفاده کنیم. در حوزه تجارت و کسب و کارهای اینترنتی، به این نوع خاص از ایمیل، ایمیل شرکتی می‌گویند.
ایجاد ایمیل شرکتی در سی پنل
در ویدیو زیر می توانید نحوه ساخت و ایجاد ایمیل شرکتی در کنترل پنل سی پنل را مشاهده کنید.
منظور از ایمیل شرکتی چیست؟
امروزه اکثر کسب و کارهای معتبر، سایت اختصاصی مربوط به خود را دارند. پس وجهه قشنگی ندارد که بخش پشتیبانی چنین مرکزی، از ایمیل ساز‌های رایگانی مانند جی میل برای برقراری ارتباط با مشتریان خود استفاده کند.
به همین دلیل مدیران سایت در کنار خرید دامنه و هاست برای سایت خود، هاست ایمیل را نیز تهیه می‌کنند. البته سرورپارس این امکان را در هاست های اصلی در نظر گرفته و نیاز به خرید جداگانه هاست ایمیل نیست.
این موضوع به مدیران سایت اجازه می‌دهد که برای خود و یا دیگر کارکنان شرکت، ایمیل اختصاصی با پسوند دامنه سایت ایجاد کنند. این نوع اختصاصی از ایمیل، ایمیل شرکتی یا ایمیل info نام دارد. ایجاد چنین ایمیلی از بخش کنترل پنل سایت امکان پذیر است و در این بخش می‌توان ایمیل هایی را ارسال و یا دریافتی‌ها را بررسی کرد.
همچنین برای مدیریت ایمیل های داخل هاست، می‌توان از نرم‌افزار کنترل پنل تحت وب به نام وب میل (webmail) استفاده کرد. این رابط گرافیکی به صاحبان سایت در مدیریت اکانت های ایمیل ایجاد شده در داخل هاست، کمک می‌کند.
آدرس ایمیل های شرکتی به گونه‌ای است که حاوی نام دامنه سایت اصلی باشد. به عنوان مثال، [email protected] یک ایمیل شرکتی ایجاد شده در هاست سایت سرور پارس است. استفاده از ایمیل های شرکتی، با مزایایی نیز همراه است که در ادامه به چند مورد از آن اشاره می‌کنیم.
۱- با استفاده از این ایمیل ها، یک نوع اعتماد خاص بین شما و مخاطبانتان ایجاد می‌شود. پس ایمیل های شرکتی باعث اعتماد سازی بیشتر می‌شوند.
۲- هر ایمیل ارسالی از طریق این اکانت ها، به معرفی هر چه بیشتر سایت و کسب و کار شما کمک می‌کند.
۳- استفاده از‌ایمیل شرکتی، وجهه کسب و کار شما را حرفه‌ای‌تر نشان می‌دهد.
۴- به خاطر سپاری ایمیل های شرکتی بسیار راحت است؛ چون بخشی از آدرس آن‌ها، هم نام با دامنه سایت اصلی است.
اما همان طور که در بخش های قبلی اشاره شد، اکانت ایمیل های شرکتی را باید از طریق کنترل پنل هاست سایت انجام داد. به همین دلیل ضروری به نظر می رسد که توضیح کوتاهی درباره کنترل پنل و ماهیت آن ارائه دهیم.
کنترل پنل هاست چیست؟
راه اندازی یک سایت صرفاً در خرید یک دامنه و هاست خلاصه نمی‌شود. پس لازم است که از کنترل پنل های خاصی برای مدیریت و کنترل هاست خریداری شده برای سایت استفاده کنیم. این کنترل پنل‌ها در اصل نرم‌افزاری هستند که با استفاده از آن‌ها می‌توان هر اتفاقی که در هاست یا سرور سایت رخ می‌دهد را، مدیریت کرد.
ایجاد و ویرایش دیتابیس‌ها، بک آپ‌گیری و بازیابی اطلاعات، کنترل فضا و پهنای باند، مدیریت ایمیل ها، امکان انتقال فایل (FTP)، مدیریت زیر دامنه ها و پشتیبانی کاربران، جزء فرآیند‌هایی هستند که با استفاده از کنترل پنل هاست می‌توان آن‌ها را انجام داد. همچنین در صورت هک شدن سایت، می‌توان از طریق کنترل پنل هاست دوباره آن را احیا کرد.
آموزش ساخت ایمیل شرکتی در سی پنل
سی پنل (Cpanel) یکی از محبوب‌ترین کنترل پنل‌ها برای میزبانی وب است. این کنترل پنل رابط کاربری بسیار ساده‌ای دارد و برای مدیریت هاست و سرور‌های لینوکسی از آن استفاده می‌کنند. برای ساخت ایمیل شرکتی در سی پنل باید مراحل زیر به ترتیب انجام دهید.
۱- قبل از ایجاد ایمیل جدید، باید چک کنید که امکان ساخت چنین ایمیل اختصاصی از طرف شرکت هاستینگ برای سایت شما فعال شده است یا نه. (این امکان در هاست های سرورپارس وجود دارد) بنابراین پس از ورود به پنل مدیریت هاست خود، به پنل سمت راستی و بخش Statistics مراجعه کنید.
در زیر بخش های این پنل، قسمت Email Accounts را پیدا کنید. این بخش آماری در خصوص تعداد اکانت های ایمیلی که می‌توانید بسازید و میزان استفاده شده آن را به شما ارائه می‌دهد. پس از اطمینان از اینکه امکان ساخت ایمیل شرکتی در سی پنل هاست وجود دارد، به مرحله بعد بروید.
۲- در بخش Email سی پنل، بر روی گزینه Email Accounts کلیک کنید.
۳- در صفحه ظاهر شده می‌توان لیستی از ایمیل های اختصاصی ایجاد شده را مشاهده کرد. این صفحه به شما اجازه مدیریت اکانت ایمیل های قبلی و ساخت ایمیل جدید شرکتی را می‌دهد. برای شروع فرآیند ساخت ایمیل شرکتی جدید، باید گزینه Create در گوشه سمت راست و پایین صفحه را انتخاب کنید.
۴- با انتخاب این گزینه، وارد صفحه‌ای جدید می‌شوید که چند کادر خالی دارد. در کادر ابتدایی، یک نام کاربری برای اکانت ایمیل جدید انتخاب و آن را وارد کنید. برای انتخاب این نام کاربری، می‌توانید از حروف، اعداد، خط تیره و آندرلاین استفاده کنید. توجه داشته باشید که تعداد کارکتر‌های این نام کاربری نباید بیشتر از ۶۴ باشد.
نام کاربری که انتخاب کردید، بخش ابتدایی آدرس ایمیل جدید خواهد بود. پسوند آن نیز همان دامنه اصلی سایت است که بلافاصله بعد از @ ظاهر می‌شود. اگر علاوه بر دامنه اصلی سایت، دامنه ای دیگری را بر روی هاست این سایت پارک کرده باشید، گزینه‌ای در زیر کادر ابتدایی برای شما ظاهر می‌شود. چون می‌توان به جای دامنه اصلی، از دامنه موجود در این بخش به عنوان پسوند این اکانت جدید استفاده کرد.
در کادر بعدی باید یک رمز عبور قوی برای اکانت ایمیل جدید تعیین کنید. این رمز باید ترکیبی از حروف، اعداد و علائم انگلیسی باشد تا امنیت مجموعه را حفظ کند. اگر رمز خاصی مد نظر ندارید، از Password Generator کمک بگیرید تا کلمه عبوری قوی برای شما بسازد. حتی در این بخش می‌توان تعیین کرد که رمز عبور تولیدی آن، چند کاراکتر باشد.
در فیلد بعدی باید تعیین کنید که چه میزان از فضای دیسک هاست سایت شما، در اختیار این اکانت ایمیل جدید قرار گیرد. با انتخاب مقدار منطقی برای این گزینه، از اشغال فضای هاست سایت جلوگیری کنید. انتخاب گزینه unlimited در زیر این کادر، بدین معنی است که اکانت ایمیل جدید به طور نامحدود می‌تواند از فضای هاست استفاده کند!
در نهایت بر روی گزینه آبی رنگ Create کلیک کنید تا پیغامی سبز رنگ مبنی بر موفقیت آمیز بودن ساخت ایمیل شرکتی در سی پنل برای شما ظاهر شود. این پیام نشان می‌دهد که مراحل ساخت اکانت ایمیل شرکتی در سی پنل شما به طور کامل انجام شده است.
نحوه ایجاد ایمیل شرکتی در دایرکت ادمین
دایرکت ادمین، یکی دیگر از پلتفرم‌های محبوب مبتنی بر وب است که برای مدیریت وب سایت بر روی هاست از آن استفاده می‌کنند. دایرکت ادمین سطوح مختلفی برای مدیریت سایت دارد و تحت تأثیر تحریم‌ها قرار نگرفته است. بنابراین این کنترل پنل گرافیکی را می‌توان جایگزین مناسبی برای سی پنل دانست؛ که در اثر تحریم‌ها دسترسی به آن سخت شده است.
۱- برای ساخت و ایجاد ایمیل شرکتی در دایرکت ادمین ابتدا وارد کنترل پنل هاست دایرکت ادمین سایت خود شوید. پس از ورود به پنل مدیریت، با صفحه‌ای مشابه تصویر زیر روبرو خواهید شد. در این صفحه و از بخش E-Mail Management، گزینه E-Mail Accounts را انتخاب کنید.
۲- در صفحه ظاهر شده می‌توان لیست اکانت های اختصاصی سایت را که قبلاً ایجاد شده‌اند را، مشاهده کرد. برای ساخت اکانت ایمیل جدید، باید بر روی گزینه Create mail account در گوشه سمت چپ تصویر، کلیک کنید.
۳- در صفحه بعدی، کنترل پنل از شما می‌خواهد تا برای اکانت جدید خود یک نام کاربری و رمز عبور تعیین کنید. بنابراین در کادر اولی، نام کاربری و در کادر دومی، رمز عبور مد نظر خود را وارد کنید. تأکید می‌شود که رمز عبور شما باید ترکیبی از اعداد، حروف و علائم انگلیسی باشد. در کادر بعدی، رمز عبور انتخابی خود را مجدداً وارد کنید.
در کادر مربوط به Email Quota، باید میزان فضای اختصاصی به این اکانت برای دریافت و ذخیره ایمیل را بر حسب مگابایت تعیین کنید. کادر Send Limit نیز، برای تعیین حداکثر تعداد مجاز ایمیلی است که می‌توان از طریق این اکانت، در طول یک روز ارسال کرد. اگر در این دو کادر عدد صفر وارد شود، دایرکت ادمین فضا و تعدادی نامحدود را به این اکانت اختصاص می‌دهد.
پس از تکمیل تمامی کادر‌های موجود در این صفحه، گزینه Create را بزنید تا کار ساخت ایمیل شرکتی در دایرکت ادمین تمام شود. پس از گذراندن تمامی این مراحل و ساخت اکانت ایمیل جدید، دایرکت ادمین گزارشی از جزئیات اکانت ساخته شده را نمایش می‌دهد. از این اطلاعات می‌توانید برای ورود به ایمیل خود استفاده کنید.
کلام آخر
شاید پس از مطالعه این مطلب و یادگیری آموزش‌های ارائه شده، به اهمیت ساخت ایمیل شرکتی برای کسب و کارهای حرفه‌ای پی برده باشید. بهرحال هر شرکتی بخش‌های متعددی دارد که برای ارتباط با مشتری یا همکاران، از ایمیل استفاده می‌کنند. پس بهتر است که ایمیل مورد استفاده آن‌ها، شرکتی باشد. چون این کار به اعتبار و معرفی شدن سایت اصلی شما کمک می‌کند.
در این آموزش سعی کردیم تا با زبانی ساده به آموزش نحوه ایجاد ایمیل شرکتی در دایرکت ادمین و سی پنل بپردازیم. در صورت وجود هرگونه ابهام و پرسش می توانید با ما از طریق کامنت ها در ارتباط باشید. همچنین برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص خرید هاست و دامنه می توانید با کارشناسان فروش ما در تماس باشید.
مطالب مرتبط:
دیدگاهتان را بنویسید