بهترین نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

هر پروژه موفقی، حاصل تلاش و زحمات چند ماهه یک تیم کاری متخصص است. برای دستیابی به موفقیت‌ های بزرگ، لازم است که افراد با تخصص‌های متفاوت کنار هم جمع شده و یک پروژه مشترک را پیش ببرند. اما تعیین وظایف هر کدام از این افراد و رسیدگی به روند کاری او، کار آسانی نیست. چون در بعضی از پروژه‌ ها با ده‌ها نفر طرف هستیم. پس برای تقویت عملکرد تیم و دستیابی به بهره وری بیشتر، باید از نرم‌ افزار‌ های مدیریت پروژه استفاده کنیم. اما نرم‌افزار‌های زیادی برای این کار وجود دارد و روز به روز بر تعداد آن‌ها افزوده می‌شود. پس در این مطلب، ابتدا توضیحی کوتاه درباره نرم‌افزار‌ های مدیریت پروژه خواهیم داد و سپس، بهترین این نرم‌افزار‌ ها را به شما معرفی می‌کنیم.

در ادامه با نرم افزار مدیریت پروژه ، مزیت های آن و بهترین نرم افزارهای رایگان آشنا می شوید. اما پیشنهاد می کنیم برای آشنایی سریعتر و صرفه جویی در وقت خود، فایل صوتی زیر را گوش دهید. 

نرم‌ افزار مدیریت پروژه (Project management software) چیست؟

برای پیشبرد هرچه بهتر اهداف یک پروژه، باید بتوان استفاده‌ ای بهینه از منابع خود داشته باشیم. چون در یک پروژه کاری، هر کسی باید وظیفه خود و زمان لازم برای انجام آن را بداند. چون احتمال دارد زمان شروع کار یکی از اعضای تیم، همزمان با پایان کار عضوی دیگر باشد. پس هر کوتاهی یا قصوری از جانب یکی از اعضا، می‌تواند بر عملکرد کل مجموعه تأثیر بگذارد.

به همین دلیل، مدیران پروژه از نرم‌افزار‌ های مختلفی برای مدیریت امور خود استفاده می‌کنند. پس به زبانی ساده، به نرم‌ افزاری که برای پیشبرد فرآیند‌ ها، برنامه‌ ریزی و تعیین مسئولیت‌ ها در هر بخش از پروژه به کار می‌رود، نرم‌ افزار مدیریت پروژه می‌گویند. در ادامه با چند مورد از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه آشنا شوید. 

بهترین نرم‌ افزار‌ های مدیریت پروژه

۱- ترلو (Trello)

شرکت فاگ کریک در سال ۲۰۱۱، نرم‌ افزار مدیریت پروژه خود را با نام ترلو به بازار عرضه کرد. این نرم‌ افزار از تمامی سیستم عامل‌ های موبایلی و دسکتاپی پشتیبانی می‌کند و فضای کاربردی بسیار ساده‌ای دارد. ترلو یک نرم‌ افزار تصویری تحت وب مناسب برای ایرانیان است؛ چون به طور کامل از زبان فارسی پشتیبانی می‌کند.

این نرم‌ افزار امنیت بسیار بالایی دارد. با استفاده از این اپلیکیشن، مدیر می‌تواند به تمامی مراحل اجرایی پروژه مانند کار‌های انجام شده توسط اعضا، اولویت قرار دادن مشتریان و پشتیبانی از آن‌ ها و غیره، نظارت داشته باشد.

یکی از امکانات جذاب در نرم‌ افزار ترلو، قابلیت مدیریت زمان آن است. یعنی وقتی پروژه‌ ای را شروع می‌کنید، نرم‌افزار اطلاعات دقیقی از مدت زمان سپری شده و زمان باقی مانده برای بخش‌های مختلف پروژه را نشان می‌دهد. شرکت‌های بزرگ و کوچک می‌توانند از ترلو برای مدیریت پروژه‌ های خود استفاده کنند و هیچ محدودیتی برای عضویت در بورد‌های ترلو وجود ندارد.

استفاده از تمامی امکانات و بخش اصلی این نرم‌ افزار رایگان است و تنها بخش پولی آن، Trello Business class نام دارد. نرم افزار مدیریت پروژه رایگان ترلو ویژگی های زیادی دارد. برای مثال:

• امکان اضافه نمودن عکس و فیلم
• قابلیت لینک شدن به ابزار‌ های کاربردی مانند Google Drive و Dropbox
• امکان تهیه چک لیست با هدف پیگیری وظایف اعضا
• تعیین دقیق وظایف و خرده وظایف‌ها
• نمایش نوتیفیکیشن‌های مربوط به موعد تحویل پروژه
• استفاده از نمایش Kanban
• افزودن کامنت برای ایجاد هماهنگی بیشتر بین اعضا

۲- کلیک آپ (Click UP) از بهترین نرم افزار های مدیریت پروژه

کلیک آپ، نرم‌ افزاری معروف در زمینه مدیریت پروژه است که به کاربران خود امکان سفارشی‌ سازی بخش‌های مختلف نرم‌افزار را می‌دهد. شرکت‌ های بزرگی مانند نایکی و گوگل، از این نرم‌افزار برای پیشبرد پروژه‌ های خود استفاده می‌کنند. در کلیک آپ می‌توان به بعضی از اعضا، اجازه دسترسی به سیستم را تعریف کرد.

همچنین بسته به سلیقه خود، می‌توانید نحوه نمایش داده‌ ها را تغییر دهید. کلیک آپ، از نرم‌ افزار‌های پولی برای مدیریت پروژه است و به ازای هر عضوی که به تیم خود اضافه کنید، باید ۴٫۹۹ دلار بپردازید. از مهمترین ویژگی‌ های کلیک آپ باید به موارد زیر اشاره کنیم:

• زمان‌ بندی و تعریف دقیق پروژه و اختصاص هر بخش آن به عضوی مشخص
• امکان چت با دیگر اعضا در اتاق‌های ویژه
• استفاده از نمایش نمودار گانت (Gantt) برای پیگیری وضعیت پیشرفت پروژه
• امکان افزودن یادآور به هر پروژه و تعیین ددلاین‌های مشخص
• شخصی‌سازی نرم‌افزار برای بررسی وضعیت فعالیت هر نفر در گروه
• امکان استفاده از نرم‌افزار‌های ارتباط تیمی و مدیریت فایل مانند گوگل درایو و جیمیل
• تغییر حالت نمایش صفحه تاریک
• امکان ارسال نظر و ثبت یادداشت

۳- تسکولو (Taskulu)

برای افرادی که به دنبال استفاده از یک نرم‌ افزار مدیریت پروژه ایرانی هستند، تسکولو انتخاب مناسبی است. این نرم‌ افزار محیط کاربری بسیار ساده و ایمنی دارد و کسب و کار‌های مختلف می‌توانند برای مدیریت پروژه خود از آن استفاده کنند. یکی از امکانات جذاب تسکولو به عنوان یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه فارسی امکان برگزاری جلسات آنلاین توسط کاربران است.

با استفاده از ابزار‌های این نرم‌ افزار، می‌توان فهرستی از وظایف را برای اعضا تعریف کرده و برای تعیین وضعیت آن‌ها از حالت‌ های To Do و Doing یا Done استفاده کرد. تسکولو شباهت‌های بسیار زیادی به ترلو دارد؛ به همین دلیل آن را نسخه ایرانی نرم‌ افزار ترلو می‌دانند. تسکولو از نرم‌افزار‌ های رایگان برای مدیریت پروژه است که می‌ توان برای پروژه‌ های بزرگ و کوچک از آن استفاده کرد. مهمترین ویژگی‌ های تسکولو عبارتند از:

• امکان برقرای ارتباط تیمی و پیگیری وضعیت انجام فعالیت‌ها
• قابلیت به اشتراک‌ گذاری و پیوست فایل‌ها تا ۱۰ مگابایت
• جستجو فایل‌ها و پیدا کردن سریع آن‌ها
• امکان درون‌ سازی برنامه با نرم‌افزار‌ های دراپ باکس و گوگل درایو
• افزودن تقویم شمسی و میلادی به نرم‌ افزار
• پشتیبانی از نسخه‌های موبایلی IOS و اندروید
• امکان گزارش‌ گیری دقیق از عملکرد سازمان
• اختصاص پروژه به کاربرانی مشخص از تیم
• امکان ثبت نظر برای هر پروژه

۴- آسانا (Asana) از نرم افزار های مدیریت پروژه 

آسانا، برای مدیرانی مناسب است که قصد نظارت بر کار‌ های اجرایی هر عضو از تیم را دارند. این نرم‌افزار برای تهیه فهرست وظایف کاری و تغییر آن‌ها، به شما کمک می‌کند. حتی به شما اجازه برنامه‌ ریزی بصری را می‌ دهد؛ تا نظارت کاملی بر عملکرد و پیشرفت کار در مجموعه داشته باشید.

آسانا را می‌توان با برنامه‌ های دیگری مانند OutPlanrو  Slack و Calendar لینک کرد. این کار باعث می‌شود که تمام اطلاعات شما به صورت یکپارچه و ساده در داخل این برنامه انجام شود. بسته به بزرگی پروژه خود، می‌توانید از نسخه‌ های رایگان و یا شرکتی آسانا استفاده کنید. نسخه‌های اندروید، وب و IOS این نرم‌ افزار مدیریت تیم و پروژه برای استفاده کاربران موجود است. از مهمترین ویژگی‌ های آسانا عبارتند از:

• تعیین ددلاین و اولویت‌ بندی پروژه‌ ها
• ایجاد ارتباط بین پروژه‌ های مختلف
• استفاده از تخته‌ های مختلف برای مدیریت پروژه
• امکان تعیین مدیر و تعریف دسترسی‌ های امنیتی برای اعضا
• قابلیت ادغام با برنامه‌ هایی مانند اسلک، گوگل درایو و غیره
• توانایی تقسیم کار‌ها به بخش‌ های کوچک‌تر
• امکان چت کردن اعضا در محیط برنامه
• امکان بررسی هزینه‌ ها و زمان‌بندی‌ ها
• امکان مدیریت اسناد و پروژه

۵- تیم گانت (TeamGantt) نرم افزار مدیریت تیم

برای مشخص کردن روال‌ های کاری و تعیین دقیق وظایف، می‌ توان از نرم‌ افزار مدیریت پروژه تیم گانت استفاده کرد. تیم گانت به شما اجازه مدیریت و نظارت بر تمام مراحل پروژه را می‌دهد. نسخه‌ها مختلف آی او اس، اندروید، وب و گوگل کروم از این نرم‌ افزار، برای نصب بر روی دستگاه‌ های مختلف وجود دارد.

با تیم گانت می‌ توان وظایف کاری را اولویت‌ بندی کرده و زمان تحویل و نحوه فعالیت هر کدام از اعضا را مشخص نمود. این نرم‌ افزار تا ۳۰ روز رایگان است و سپس به ازای تعداد افراد تیم خود، باید هزینه بپردازید. از مهمترین ویژگی‌ های تیم گانت باید به موارد زیر اشاره کرد:

• امکان نمایش چند پروژه در یک نمودار گانت
• مشخص کردن وظایف و خرده وظایف‌ ها
• صدور مجوز برای ورود کاربر مهمان
• امکان دراگ و ر‌ها کردن فایل‌ها در برنامه
• تعیین دقیق خطوط پایه
• بررسی لحظه‌ ای جریان پروژه و روند پیشرفت آن

۶- جیرا (Jira) نرم افزار مدیریت پروژه

اگر به رایگان بودن نرم‌ افزار مدیریت پروژه اهمیت می‌ دهید، بهتر است از برنامه جیرا استفاده کنید. جیرا یکی از شناخته‌ ترین نرم‌ افزار‌ های رایگان برای مدیریت پروژه است که از برد‌های اسکرام و کانبان پشتیبانی می‌کند. در ابتدا، از جیرا برای ردیابی اشکالات تیم‌ های برنامه‌ نویسی و یافتن باگ‌ ها استفاده می‌شد.

اما شرکت AtlasSian به تدریج آن را توسعه داد و امروزه به رقیبی قدرتمند برای دیگر برنامه‌ های مدیریت پروژه تبدیل شده است. رابط کاربری این برنامه کمی پیچیده است و برای استفاده از آن، باید آموزش‌ های لازم را فراگرفت. مهمترین ویژگی‌ های جیرا عبارتند از:

• پیگیری دقیق پروژه‌ ها و ردیابی مشکلات احتمالی
• امکان به اشتراک‌گذاری فایل‌های با حجم بالا
• قابلیت تعیین ددلاین برای پروژه‌ها
• تقسیم پروژه‌های بزرگ به بخش‌های کوچک‌تر و گزارش‌گیری از میزان پیشرفت هر بخش
• استفاده از قابلیت طوفان فکری و برگزاری نظرسنجی
• اختصاص دادن کار مشخص به اعضای تیم
• امکان استفاده از نرم‌ا فزار‌ های برنامه‌ نویسی در محیط برنامه

۷- تیم ورک (Teamwork) نرم افزار مدیریت پروژه

تصاویر بصری، گزارش کاملتری از روند پیشرفت پروژه را به اعضا نشان می‌ دهد. در نرم‌ افزار مدیریت پروژه تیم ورک ابزار‌های ترسیم بسیاری وجود دارد که برای نشان دادن روال کاری، مورد استفاده قرار می‌گیرند. درک این تصاویر برای مدیر و یا دیگر اعضای تیم، راحت‌ تر است و به برنامه‌ ریزی دقیق پروژه کمک می‌کند.

نسخه‌ های متعدد موبایلی و دسکتاپی از این نرم‌ افزار موجود است و می‌ توان در هر موقعیت مکانی از آن استفاده کرد. به صورت آزمایشی، می‌ توان تا ۳۰ روز از ورژن رایگان این نرم‌ افزار استفاده کرد. پس از گذشت این زمان، باید به ازای هر نفر از اعضای تیم پروژه خود هزینه‌ ای را بپردازید. مهمترین ویژگی‌های تیم ورک: 

• امکان نظارت بر روند پروژه بر حسب زمان‌ بندی
• تعیین دقیق مراحل کار و نظارت بر اجرای دقیق آن‌ها
• استفاده از چیدمان‌های مختلف برنامه
• تقسیم بار کاری پروژه بین تمامی اعضا
• مشاهده و استفاده از برد‌های مختلف کاری
• بستری مناسب برای همکاری مؤثر اعضا با یکدیگر

۸- اینستا گانت (Instagantt)

یکی از امکانات جذاب در نرم‌ افزار‌ های مدیریت پروژه، قابلیت Gantt است که در اینستا گانت وجود دارد. با استفاده از این ویژگی، می‌توان اطلاعات پروژه را به صورت یکجا وارد برنامه کرد و میزان پیشرفت پروژه را به صورت مرحله‌ ای سنجید. این نرم‌ افزار را می‌ توان نسخه آنلاین از آسانا (Asana) دانست که برای مشخص کردن وظایف و تعیین زمان انجام آن‌ ها، مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرم افزار مدیریت تیم اینستا گانت ویژگی های مختلفی دارد. برای مثال:

• استخراج اطلاعات به صورت عکس، اکسل و یا پی دی اف
• برقرای ارتباط با سایر برنامه‌ های کاربردی آنلاین
• نظارت دقیق بر بار کاری تیم و مدیریت آن‌ها
• بررسی و رؤیت شرایط کاری اعضای تیم
• تقسیم وظایف و خرده وظایف‌ها به اعضا
• ارزیابی هزینه‌ های واقعی و مورد انتظار پروژه
• استفاده همزمان از چند فضای کاری و مدیریت چند پروژه
• امکان به اشتراک‌ گذاری عمومی اطلاعات

۹- مایکروسافت پروجکت (Microsoft MS Project)

مایکروسافت پروجکت، یکی از معروف‌ ترین نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه است که آن را با نام مخفف MSP می‌ شناسند. این نرم‌افزار، مجموعه‌ ای از برنامه‌ های ارزشمند شرکت مایکروسافت را برای مدیریت پروژه، در اختیار کاربران قرار می‌دهد. با MSP می‌توان تمام جزئیات مربوط به زمان اجرا و تکمیل پروژه را مشخص نمود.

در مایکروسافت پروجکت، تاریخ واقعی شروع و پایان فعالیت‌ ها ثبت شده و تمامی اطلاعات پروژه به روز‌رسانی می‌شود. تمامی این گزارش‌ها قابلیت چاپ دارند و به راحتی می‌توان آن‌ها را برای بررسی‌ های بعدی، بایگانی کرد. مهمترین ویژگی‌های مایکروسافت پروجکت عبارتند از: 

• امکان گزارش دهی و گزارش‌گیری در حین انجام پروژه
• اجرای مدیریتی کارا بر روی روند پروژه
• مشخص نمودن مراحل پروژه برای کارفرما و پیمانکار
• پشتیبانی از نسخه‌های اندروید و IOS
• امکان بکارگیری اطلاعات موجود در برنامه
• ایجاد جدول و نمودار‌های حرفه‌ای برای نظارت بیشتر

۱۰- گانت پروجکت (Gantt Project)

آخرین نرم‌ افزاری که برای مدیریت پروژه در این مطلب به شما معرفی می‌کنیم، گانت پروجکت نام دارد. با استفاده از این نرم‌ افزار قوی، می‌توان تمامی کار‌های مربوط به مدیریت پروژه را به صورت رایگان انجام داد. گانت پروجکت برای پروژه‌ هایی بیشتر مناسب است که به سازماندهی امور با شیوه‌ های شخصی اهمیت می‌دهند.

این نرم‌ افزار بر اساس‌ ایده اصلی فراهم آوردن منابع یکسان و بکارگیری توسط کسب و کار‌های مبتنی بر بودجه ایجاد شد. از ویژگی‌ های خاص گانت پروجکت، امکان جدول‌ بندی آن است که می‌توان امورات پروژه را در یک ساختار تفکیک شده پیش برد. مهمترین ویژگی‌های گانت پروجکت عبارتند از:

• اولویت‌ بندی اقدامات لازم برای پیشرفت پروژه
• تعیین پیش نیاز‌های لازم برای هر اقدام
• سازماندهی منظم اقدامات
• نمایش سریع وضعیت پروژه با نمودار گانت
• تعریف بازه‌ های زمانی متفاوت برای اجرای امور مرتبط با پروژه

کلام آخر

پروژه‌ ها، ویژگی‌های مشترک بسیاری دارند. هر کدام زمان شروع و پایان مخصوص به خود را دارد. امور پروژه محدود به کار‌های روتین نیست و شاید لازم باشد که از تخصص افراد خارج از مجموعه نیز استفاده کرد. اما با این وجود، تمامی تصمیم‌ ها و تقسیم کار توسط مدیر پروژه انجام می‌شود. پس قبل از انتخاب یکی از این نرم‌ افزار‌های مدیریت پروژه، به شناخت کافی از شرایط کلی کار و اعضای تیم نیاز داریم.

اما فراموش نکنید که هدف اصلی استفاده از چنین نرم‌ افزار‌هایی، انجام بهینه امور و تقویت عملکرد تیم پروژه است. پس بهتر است که قبل از استفاده از نسخه‌ های پولی این نرم‌ افزار‌ها، مدتی با نسخه‌ های آزمایشی کار کرده و شرایط را بسجید. اگر تجربه استفاده از نرم‌ افزار‌های دیگر برای مدیریت پروژه را دارید، لطفاً آن را به ما معرفی کنید. 

مطالب مرتبط:

• کپی رایتینگ چیست؟
• بهترین ابزارهای تولید محتوا
• بهترین سرویس های چت آنلاین
• بهترین سیستم های مدیریت محتوا