Google Apps چیست و چه کاربردهایی دارد؟

با استفاده از گوگل اپس ، دسترسی به برنامه ها و ذخیره سازی فایل ها تحت وب و از طریق مرورگر اتفاق میافتد بدون آنکه کاربر نیاز به خرید آن نرم افزارها داشته باشد. کاربران قادر خواهند بود به راحتی وارد حساب کاربری خود شده و به فایل ها و ابزارهای مورد نیازشان دسترسی داشته باشند. آنچه در این مقاله بدست خواهید آورد این است که Google Apps چیست؟ و چگونه کار می کند؟ با ما همراه باشید.

Google Apps چیست؟

Google Apps به موسسات این اجازه را میدهد تا از این سرویس، تحت دامنه شخصی خودشان استفاده کنند و حتی ظاهر این برنامه ها را مطابق سلیقه خودشان برای همخوانی با موسسه خویش تغییر دهند. بدین صورت دانشگاه ها یا مراکز آموزشی قادر خواهند بود تا منتخبی از برنامه های Google Apps را در ظاهری آشنا و کاربر پسند به دانش آموزان و دانشجویان شان ارائه دهند.

ابزارهای پیشنهادی شامل ابزارهای ارتباطی (Gmail-Gtalk و Google calendar)، ابزارهای تولیدی (Google Docs شامل فایلهای متنی، جداول و فایلهای ارائه)، صفحه شروع قابل تغییر (iGoogle) و Google Sites برای توسعه صفحات وب در این سرویس قابل استفاده می باشند.

این ابزارها رایگان هستند ولی کاربران قادر خواهند بود تا با پرداخت هزینه، ابزارهای بیشتر و فضای بیشتری را خریداری نمایند. نسخه آموزشی آن تقریبا تمام امکاناتی را که نسخه تکمیلی و پولی آن دارد، به صورت رایگان پوشش می دهد و برای دانش آموزان دوره دبیرستان به بالا پیشنهاد می شود.

چه کسانی از Google Apps استفاده می کنند؟

از زمانی که این سیستم منتشر شد، Gmail به عنوان یک ابزار بسیار محبوب در بین دانش آموزان و دانشجویان مورد استفاده قرار گرفت و بسیاری از همین دانش آموزان، کاربران Google Apps هستند. برای آنها امکان دستیابی به فایل هایشان در هر نقطه توسط کامپیوتری که به اینترنت وصل می شود بدون نگرانی نسبت به نسخه نرم افزارها و همخوانی آن ها، با توجه به شیوه زندگی امروزی مهمترین اصل است.

اما این امر که آنها باید اطلاعات خودشان را روی سروری بجز سرور خودشان قرار دهند و مساله امنیت و نظارت بر این فایل ها باعث ایجاد شک و دودلی در آنها هنگام استفاده از این تکنولوژی شده است. برخی از موسسات از سرویس Gmail برای دانشجویان یا فارغ التحصیلانشان استفاده می کنند؛ در حالی که برای کارمندان و استادان شان از Mail server های داخلی استفاده می کنند.

در حال حاضر تعدادی از دانشگاه ها به سمت استفاده از Google Apps پیش رفته اند ولی استفاده آنها بیشتر به Gmail محدود می گردد و استفاده از سایر امکانات آن نظیر برنامه های تولیدی و ارتباطی نیز در حال افزایش روز افزون است.

Google Apps چگونه کار میکند؟

تمام ابزارهای موجود در Google Apps بر روی یک مرورگر وب قابل اجرا هستند. کاربران بایستی یک حساب کاربری Google داشته باشند. پس از اینکه به حساب کاربری خود وارد شدند، قادر خواهند بود تا به امکاناتی نظیر پردازش فایل های متنی، تقویم شخصی، گفتگو و سایر ابزارهایشان دسترسی داشته باشند. Google Docs امکان پردازش فایل های متنی شما را در حد متوسط می دهد ولی خبری از امکانات پیشرفته در ابزارهای سنتی نظیر style sheet ها نیست.

Spreadsheet ها از فرمول نویسی و توابع تقریبا ساده پشتیبانی می کنند ولی امکان ایجاد توابع پیچیده، جداول و فرم ها را نخواهید داشت. هر فایل امکان این را خواهد داشت که در آن مشخص کنید چه فرد یا افرادی به آن دسترسی داشته باشند، چه به عنوان یک بازدید کننده ( با حق صرفا خواندن) یا به عنوان دستیار (کسی که قابلیت تغییر فایل را هم دارد).

از آنجایی که Google تمام فایل ها و محتوا هایشان را به صورت کامل در یک مکان متمرکز ذخیره می کند، ایجاد تغییر و مدیریت فایل ها بسیار ساده تر از زمانی شده است که فایل ها را به صورت جداگانه در اختیار افرادی قرار می دادیم که ممکن بود هرکدام، از نسخه متفاوتی از یک نرم افزار استفاده کنند. به عنوان مثال در یک فایل متنی، ابزار امکان ایجاد تغییرات در فایل را به کاربران مجاز می دهد در حالی که تمام این تغییرات را با نام تغییر دهنده ثبت و نگهداری می کند.

این نسخه های متفاوت امکان مقایسه دو نسخه متفاوت از یک فایل را به تمام کاربران آن می دهد. به شکلی مشابه، محتوای تقویم یک کاربر، به راحتی قابل اشتراک گذاری با سایر کاربران خواهد بود.

Google Sites ابزار بسیار ساده تری را برای گروه هایی که توسعه وب سایت ها را انجام می دهند ارائه کرده است. زمانی که یک فایل تکمیل می شود، می تواند منتشر شود که در این صورت به آن یک آدرس (URL) تعلق میگیرد یا قابلیت برون سپاری به عنوان یک فایل متنی در قالب های متفاوت نظیر PDF ,Word  OpenOffice و غیره را پیدا خواهد کرد. یک Spreadsheet می تواند به عنوان یک فایل PDF، فایل متنی، یا یک فایل با پسوند XLS منتشر گردد. بیشتر ابزارهای Google Apps بر روی موبایل نیز قابل استفاده هستند.

Google Apps چه تاثیری در آموزش دارد؟

در مقاطع تحصیلی بالا، این مساله که نرم افزارها به عنوان یک سرویس به آنها ارائه شود تا به عنوان یک محصول، منافع کلیدی زیادی را برای آنها بوجود خواهد آورد. به عنوان مثال منتقل کردن وظیفه بروز رسانی و نگهداری از نرم افزارها از موسسات فناوری اطلاعات، کنار گذاشتن کارمندان مجموعه از درگیری با پشتیبانی از نرم افزارها، یک دستآورد مهم تلقی می شود.

صرفه جویی در منابع قادر خواهد بود به نوآوری و سریع العمل بودن دپارتمان فناوری اطلاعات یک موسسه در زمانی که کمیت دانش آموزانش در حال رشد است، کمک قابل توجهی نماید.

اشتراک گذاری منابع به راحتی دادن سطح دسترسی به فردی که در تولید آن برنامه با ما همکاری می کند، بدون نگرانی از همخوانی نسخه برنامه های مورد استفاده توسط افراد مجموعه انجام می شود. این امکانات نسبتا محدود، برای تمام کسانی که نیاز دارند تا در هر مکانی به فایل هایشان دسترسی داشته باشند و از نرم افزارهایشان استفاده کنند، کفایت خواهد کرد.

چرا که این امکان را از طریق یک کامپیوتر متصل به اینترنت در اختیار خواهند داشت. در واقع قابلیت همخوانی با نرم افزارها و سخت افزارهای بسیار ساده را نیز دارا می باشد.

با وجود اینکه Google تنها ارائه دهنده سرویس ها و ابزارهای تحت وب نیست، اما با توجه به جایگاهش در دنیای فناوری و پیشنهادهای غیر قابل چشم پوشی که به کاربران از لحاظ کاهش هزینه ها می دهد، می تواند به حرف ها و نظریاتش به راحتی در دنیای فناوری جامه عمل بپوشاند. Google در مقابل تمام نگرانی های کاربرانش احساس نگرانی می کند و علاوه بر این، شرکتی نیست که یک شبه امکان حذفش از دنیای فناوری وجود داشته باشد.

نقاط ضعف Google Apps چیست؟

مهمترین نگرانی درمورد Google Apps و سرویس های مشابه، از دست دادن کنترل آنهاست. به دلیل اینکه قوانین دسترسی به صورت اشتراک گذاری شده وجود دارد، کاربران تنها به این دلخوش هستند که از اطلاعات شخصی آنها به خوبی مراقبت شود. در حالی که ارائه خدمات ایمیل و سایر ابزارها یک امر پیچیده و هزینه بر است، بسیاری از موسسات علمی این سرویس را به عنوان یک هسته قوی برای سازمان فناوری اطلاعات خویش در نظر گرفته اند.

نگرانی های موجود در مورد زمان در دسترس بودن، امنیت و حریم شخصی، ذخیره سازی فایل ها، ایمیل، تقویم و سایر محتویات بر روی سرورها، یک ریسک برای مراکز علمی محسوب می شود. از نقطه نظر مدیریتی، Google پیشنهاد مدیریت تک تک حساب های کاربری مورد نیاز موسسات را نمی دهد.

برای کاربران، منوها و ابزارها در تمام ابزارها به درستی کار نخواهند کرد و ابزارها به راحتی و نرمی که بر روی سیستم های عامل اجرا می شوند، عمل نمی کنند. کاربرانی که به هر دلیلی به اینترنت دسترسی ندارند، قادر به استفاده از ابزار و فایل های خود نخواهند بود.

پایان Google Apps به کجا خواهد رسید؟

Google مالکیت کمپانی های بزرگی نظیر Youtube و Grand-Central را در اختیار دارد و Google Apps قادر خواهد بود تا انسجام و یکپارچگی خانواده Google را بیش از پیش به نمایش بگذارد. Grand Central یک شماره به کاربر اختصاص خواهد داد که زمانی که زنگ می خورد بر روی تمام تلفن های کاربر اعلام هشدار خواهد کرد. تمام تماس های فرد می تواند از طریق همین یک شماره صورت بگیرد و زمانی که فرد از آن شرکت خارج شود و یا شغلش را به هر دلیلی عوض کند، Google تمام اطلاعات فرد را بر روی Google Apps بروز رسانی می کند.

ما به مرور شاهد ارتباط بیشتر این سیستم با ابزارهای خارج از خانواده Google خواهیم بود چرا که هر سرویس جدید در سرعت ارائه خدمات، موثر خواهد بود. با این وجود گوگل میبایست که بین پیچیدگی و کارآیی یک تعادل برقرار سازد. در واقع Google اعلام کرده است که در حال کار بر روی امکانات آفلاین خود می باشد که امکان دسترسی به فایل های کاربران، حتی زمانی که به اینترنت دسترسی ندارند داده شود.

امکانات Google Apps برای آموزش و یادگیری

در حالی که مسائل اقتصادی مشوقی برای دانشگاه ها خواهد بود تا استفاده از Google Apps را امتحان کنند، ایجاد یک محیط آموزش و یادگیری بهینه، دلیل خوبی برای ادامه دادن روند استفاده از آن خواهد بود. این مزایا شامل تحقیقات آکادمیک و توانایی شرکت در یک طرح اندیشمندانه نیز می شود. دانش آموزان امروزه در  اشتراک گذاری اطلاعات و جمع آوری دانش بسیار خوب و راحت عمل می کنند.

Google Apps با سرویس ها متنوع و امکانات ذخیره سازی فایل ها، این امکان را برای کاربرانش ایجاد می کند. با اهرم قرار دادن علایق دانش آموزان در کارهای تحقیقاتی با این ابزارها، موسسات قادر خواهند بود تا دانش آموزان شان را به یادگیری تجربی هرچه بیشتر علوم مختلف سوق دهند. Google Apps به دانش آموزان و اساتید این امکان را می دهد تا بدون توجه به ابزار مورد استفاده، برای کسب بهترین نتیجه بر روی هدف و تحقیقات خود تمرکز کنند.