ایمیل یا پست الکترونیکی، یکی از ابزارهای کلیدی ارتباطی در دنیای دیجیتال امروز به‌شمار می‌رود. آشنایی با مفهوم ایمیل و نحوه عملکرد آن، برای هر کسی که در فضای مجازی حضور دارد، امری ضروری است. در این راهنما از مجله پارس هاست تلاش می‌کنیم تا تمامی موضوعات مربوط به ایمیل از جمله مراحل ساخت ایمیل، استفاده از آن و بازیابی اطلاعات ایمیل را به‌روشی ساده، عملی و قابل فهم ارائه دهیم.

گفتنی است، ساخت ایمیل اختصاصی با دامنه خود، گام مهمی برای حرفه‌ای شدن در فضای آنلاین است. با خرید دامنه ارزان و تهیه هاست مناسب از پارس هاست می‌توانید به‌راحتی ایمیل‌های حرفه‌ای مثل [email protected] با آدرس دامین خود بسازید. این کار اعتبار کسب‌وکارتان و در نتیجه اعتماد مشتریان به شما را افزایش می‌دهد.

نشانی ایمیل چیست؟

ایمیل یا همان پست الکترونیکی، روشی دیجیتال برای ارسال و دریافت پیام از طریق شبکه‌های کامپیوتری است که نخستین بار در دهه ۱۹۷۰ معرفی شد. این سیستم ابتدا فقط برای ارتباط بین رایانه‌ها بود، اما با توسعه نرم‌افزارهایی مانند Outlook و رواج اینترنت، به ابزاری فراگیر و عمومی تبدیل شد. امروزه ایمیل علاوه‌بر پیام‌های متنی، فایل‌هایی مانند اسناد، تصاویر و ویدیوها را نیز منتقل می‌کند و به‌همین دلیل، به یکی از کاربردی‌ترین ابزارهای ارتباطی در سطح شخصی و سازمانی تبدیل شده‌است.

کاربردهای ایمیل چیست؟

ایمیل ابزاری همه‌کاره در دنیای دیجیتال است که نقش مهمی در ارتباطات شخصی، کاری و استفاده از خدمات آنلاین ایفا می‌کند. با داشتن اکانت ایمیل، تعاملات اجتماعی، مکاتبات حرفه‌ای و تبادل اطلاعات برای شما میسر می‌شود. مهمترین کاربردهای سرویس ایمیل عبارتند از::

• ارتباط با خانواده و دوستان
• ارسال و دریافت پیام‌های کاری
• ثبت‌نام و مدیریت حساب‌های آنلاین
• دریافت خبرنامه‌ها و اطلاعیه‌ها
• ارسال فایل‌های متنی، صوتی و تصویری

انواع ایمیل

سرویس‌های مختلفی برای ساخت ایمیل رایگان وجود دارند که هرکدام ویژگی‌ها، مزایا و محدودیت‌های خاص خود را دارند. انتخاب بهترین گزینه بستگی به نیاز شما دارد که می‌تواند برای استفاده روزمره، کاری یا شرکتی یا سایر کاربردهای اشاره‌‎شده باشد. در ادامه، محبوب‌ترین سرویس‌ها را معرفی می‌کنیم:

• Gmail
• Outlook
• Yahoo Mail
• iCloud Mail
• Zoho Mail

جدول زیر اطلاعات خوبی از این سرویس‌ها ارائه داده است:

راهنمای انتخاب سرویس مناسب بر اساس نیازهای فردی

انتخاب سرویس ایمیل به نیازهای فردی شما بستگی دارد:

• اگر به هماهنگی با سایر ابزارها نیاز دارید، Gmail یا Outlook مناسب‌اند. کاربران اپل بهتر است از iCloud استفاده کنند.
• برای فضای زیاد، Yahoo Mail گزینه خوبی است.
• اگر به‌دنبال ایجاد یک حساب رسمی برای استفاده در محیط‌های اداری هستید، می‌توانید از امکانات ساخت ایمیل کاری رایگان در Outlook یا Zoho استفاده کنید.
• برای شرکت‌ها و تیم‌های کوچک، Zoho Mail انتخابی مناسب برای ساخت ایمیل شرکتی رایگان با دامنه اختصاصی است.

آموزش ساخت ایمیل رایگان

ساخت ایمیل، فرایندی ساده و رایگان است که اغلب سرویس‌دهندگان معتبر، مانند گوگل و مایکروسافت، آن را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. در ادامه، مراحل ساخت ایمیل در سرویس پرطرفدار Gmail را به‌طور کامل توضیح می‌دهیم:

مراحل ساخت ایمیل در Gmail

مراحل ایجاد ایمیل رایگان در جیمیل به‌صورت خلاصه به‌شرح زیر است:

1. به وب سایت Gmail.com بروید.
2. روی دکمه «ایجاد حساب کاربری» کلیک کنید.
3. اطلاعات خود را در فرم ثبت‌نام وارد کنید، از جمله نام، نام خانوادگی و تاریخ تولد.
4. یک نام کاربری برای ایمیل خود انتخاب کنید و آن را وارد کنید. این نام کاربری باید منحصر به فرد باشد، بنابراین اگر نام مورد نظر شما قبلا استفاده شده است، باید یک نام دیگر را امتحان کنید.
5. یک رمز عبور برای ایمیل خود انتخاب کنید و آن را وارد کنید. مناسب است که از رمز عبور قوی و پیچیده استفاده کنید تا حساب کاربری شما در برابر هکرها و جاسوسان اینترنتی محافظت شود.
6. اعتبار سنجی شماره تلفن همراه یا ایمیل خود را انجام دهید.
7. بعد از اینکه اعتبارسنجی با موفقیت انجام شد، حساب کاربری جدید شما ساخته می شود و به صورت خودکار به صندوق پستی شما هدایت می شود.

گام‌های ساخت ایمیل رایگان جیمیل در گوکل به‌همراه تصاویر نیز در ادامه آمده‌است:

• ورود به صفحه ساخت حساب: ابتدا مرورگر خود را باز کرده و به نشانی accounts.google.com/signup مراجعه کنید. در این صفحه، فرم ایجاد حساب گوگل نمایش داده می‌شود.
• وارد کردن اطلاعات اولیه: نام و نام خانوادگی خود را در فیلدهای مشخص‌شده وارد کنید.

• تکمیل مشخصات فردی: در مرحله بعد، باید اطلاعاتی مانند جنسیت و تاریخ تولد خود را ثبت کنید.

• انتخاب نام کاربری: یک نام کاربری (Username) برای ایمیل خود انتخاب کنید. این نام همان بخشی از آدرس ایمیل شما قبل از ‎@gmail.com خواهد بود. سیستم بررسی می‌کند که آیا این نام قبلا انتخاب شده‌است یا نه. اگر در دسترس نباشد، گوگل چند گزینه پیشنهادی به شما نمایش می‌دهد یا می‌توانید نام جدیدی وارد کنید.

• تعیین رمز عبور: یک رمز عبور قوی ایجاد کنید که دست‌کم ۸ کاراکتر داشته باشد و ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها را شامل شود. سپس همین رمز عبور را مجددا در کادر دوم تایید وارد کنید.

• افزودن شماره تلفن یا ایمیل بازیابی: برای امنیت بیشتر، گوگل از شما می‌خواهد شماره تلفن یا ایمیل پشتیبان وارد کنید. این اطلاعات برای بازیابی رمز عبور و تایید هویت ضروری‌اند. پس از وارد کردن این اطلاعات، یک کد تایید برای شما ارسال می‌شود که باید آن را در صفحه مربوطه ثبت کنید.

• پذیرفتن شرایط استفاده: در مرحله بعد، باید قوانین و شرایط استفاده از خدمات گوگل را مطالعه و با کلیک روی گزینه «موافقم»، آن را تایید کنید.

• پایان فرایند و دسترسی به جیمیل: پس از تایید نهایی، حساب کاربری شما ایجاد می‌شود و می‌توانید وارد صندوق ایمیل خود شوید و از تمامی سرویس‌های گوگل بهره ببرید. با جیمیل، ساخت حساب کاربری ایمیل بدون هزینه امکان‌پذیر است.

مراحل ایجاد ایمیل در Outlook

اوت‌لوک، سرویس ایمیل مایکروسافت، نیز فرایندی ساده و سریع برای ثبت‌نام در سرویس ایمیل خود در اختیار کاربران قرار می‌دهد. اگر قصد دارید یک ایمیل با دامنه‌های Outlook.com یا Hotmail.com بسازید، مراحل زیر را دنبال کنید:

• ورود به صفحه ثبت‌نام: ابتدا مرورگر خود را باز کرده و به آدرس outlook.live.com بروید؛ سپس روی گزینه Create free account یا «ایجاد حساب رایگان» کلیک کنید.
• انتخاب نام کاربری: در این مرحله باید یک نام کاربری دلخواه برای ایمیل خود وارد کنید. می‌توانید بین دامنه‌های @outlook.com یا @hotmail.com یکی را انتخاب کنید. در صورت اشغال بودن نام مورد نظر، سیستم به‌طور خودکار پیشنهاداتی ارائه می‌دهد.

• ایجاد رمز عبور: یک رمز عبور قوی شامل حروف بزرگ، حروف کوچک، اعداد و نمادها انتخاب و آن را مجددا برای تایید وارد کنید. از این رو باید شرایط ساخت پسورد قوی را بدانید.

• وارد کردن اطلاعات شخصی: نام، نام خانوادگی و تاریخ تولد خود را طبق فرم مشخص‌شده ثبت کنید.

• افزودن اطلاعات امنیتی: برای محافظت بیشتر از حساب و امکان بازیابی در صورت بروز مشکل، مایکروسافت از شما می‌خواهد یک شماره تلفن همراه یا ایمیل جایگزین وارد کنید. پس از وارد کردن اطلاعات مورد نظر، یک کد تایید برای شما ارسال می‌شود که باید آن را در قسمت مربوطه وارد کنید.
• پذیرفتن شرایط و اتمام ثبت‌نام: پس از مطالعه «توافق‌نامه خدمات مایکروسافت»، روی گزینه ایجاد حساب کلیک کنید. به این ترتیب، حساب ایمیل شما فعال می‌شود و می‌توانید وارد پنل Outlook شوید و از امکانات آن استفاده کنید.

ایجاد ایمیل در Yahoo

برای ایجاد ایمیل یاهو ابتدا به وب‌سایت اصلی یاهو مراجعه و روی گزینه Create account یا «ایجاد حساب» کلیک کنید. سپس فرم ثبت‌نام را با وارد کردن اطلاعاتی مانند نام، نام خانوادگی، نام کاربری دلخواه و رمز عبور کامل کنید. در ادامه، یاهو برای تایید هویت و افزایش امنیت حساب، از شما شماره تلفن همراه درخواست می‌کند.

پس از وارد کردن شماره و دریافت کد تایید، با ثبت آن در سیستم، حساب ایمیل یاهوی شما فعال خواهد شد و می‌توانید از آن استفاده کنید. آموزش جامع ساخت ایمیل یاهو را در این مطلب بخوانید.

نکات امنیتی هنگام ساخت ایمیل

رعایت اصول امنیتی هنگام ایجاد حساب ایمیل ضروری است تا از سواستفاده‌های احتمالی و دسترسی غیرمجاز جلوگیری شود. در ادامه، مهم‌ترین اقدامات امنیتی که باید در زمان ساخت ایمیل رعایت کنید، آورده شده‌است:

• استفاده از رمز عبور قدرتمند و منحصر‌به‌فرد شامل حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها
• فعال‌سازی احراز هویت دو مرحله‌ای (۲FA) برای ایجاد لایه امنیتی اضافی
• اطمینان از معتبر بودن آدرس وب‌سایت پیش از وارد کردن اطلاعات حساس
• به‌روز نگه‌داشتن شماره تلفن و ایمیل بازیابی جهت امکان بازیابی سریع در مواقع ضروری

همچنین برای ایمیل‌های کاری و سازمانی، جهت جلوگیری از اسپم شدن ایمیل‌های ارسالی، بهتر است از هاست پرسرعت و معتبر استفاده و تنظیمات SPF و DKIM را به‌درستی پیکربندی کنید.

ایمیل بازیابی چیست و چرا باید آن را فعال کنیم؟

ایمیل بازیابی (Recovery Email) نوعی آدرس پشتیبان است که به حساب اصلی ایمیل شما متصل می‌شود و در مواقع اضطراری مانند فراموشی رمز عبور، قفل شدن حساب یا وقوع حملات امنیتی، به شما امکان دسترسی مجدد می‌دهد. داشتن یک ایمیل بازیابی فعال، یکی از مهم‌ترین اقدامات امنیتی برای حفظ دسترسی به حساب ایمیل شماست.

نحوه افزودن ایمیل بازیابی جیمیل

برای افزودن ایمیل بازیابی در جیمیل مراحل زیر را دنبال کنید:

• وارد حساب جیمیل خود شوید.
• روی تصویر پروفایل کلیک کنید و گزینه Manage your Google Account یا همان مدیریت حساب گوگل را انتخاب کنید.

• از منوی سمت چپ به بخش امنیت یا Security بروید.

• گزینه ایمیل بازیابی یا شماره تلفن بازیابی را پیدا کنید و روی آن کلیک کنید.

• آدرس ایمیل جایگزین را وارد کنید و کد ارسالی گوگل را در کادر تایید درج کنید.

ساخت ایمیل حرفه‌ای با هاست اختصاصی

اگر قصد دارید ایمیل حرفه‌ای با نام دامنه اختصاصی خودتان داشته باشید، استفاده از هاست ایمیل، انتخابی کاملا مناسب است. با استفاده از این سرویس می‌توانید آدرس‌هایی مانند [email protected] بسازید و کنترل کامل بر ارسال، دریافت و امنیت پیام‌ها داشته باشید.

به‌علاوه، در صورتی که از سی‌پنل استفاده می‌کنید، می‌توانید فقط با چند کلیک ساده، اقدام به ساخت ایمیل در سی پنل کرده و برای هر یک از اعضای تیم یا بخش‌های مختلف سازمان، آدرس اختصاصی تعریف کنید.

اگر به‌دنبال راه‌اندازی ایمیل شرکتی پایدار، امن و قابل‌اعتماد هستید، پارس هاست با ارائه هاست پرقدرت و پایدار، زیرساختی مطمئن برای رشد و موفقیت کسب‌وکار آنلاین شما ارائه می‌کند. همین حالا می‌توانید از خدمات هاستینگ پارس هاست مثل هاست لینوکس ایران که بسیار پرطرفدار است، استفاده کنید و ایمیل شرکتی خود را راه‌اندازی کنید.

از ساخت تا مدیریت امن ایمیل؛ قدم آخر شما

حالا که با مفهوم ایمیل، کاربردها، انواع سرویس‌ها و مراحل ساخت حساب در سرویس‌های مختلف آشنا شدید، زمان آن رسیده‌است تا یک آدرس ایمیل بسازید و با رعایت نکات امنیتی، از آن به‌بهترین شکل استفاده کنید. انتخاب سرویس مناسب بر اساس نیاز، تنظیم ایمیل بازیابی و فعال‌سازی روش‌های امنیتی مثل احراز هویت دو مرحله‌ای، به شما کمک می‌کند همیشه به حساب کاربری خود دسترسی داشته باشید و ارتباطاتتان را ایمن نگه دارید. با دانش و نکاتی که در این راهنما یاد گرفتید، می‌توانید بر اساس نیازتان، انواع ایمیل را بسازید و قدم بعدی ارتباطات الکترونیکی خود را با اطمینان بردارید.

سوالات متداول

١. آیا ساخت ایمیل، رایگان است؟
بله اکثر سرویس‌دهندگان مانند Gmail و Outlook امکان ساخت ایمیل رایگان را فراهم می‌کنند.

٢. برای ساخت ایمیل شرکتی، کدام یک مناسب‌تر است؟
سرویس Zoho Mail یا ساخت ایمیل از طریق هاست و سی‌پنل، گزینه‌های مناسبی برای ایمیل شرکتی هستند.

٣. اگر شماره تلفن نداشته باشم، می‌توانم ایمیل بسازم؟
برخی سرویس‌ها امکان ساخت ایمیل بدون شماره وجود دارد، اما داشتن شماره تلفن امنیت حساب را افزایش می‌دهد.

۴. چگونه می‌توانم از اسپم شدن ایمیل‌هایم جلوگیری کنم؟
با استفاده از هاست معتبر، تنظیم SPF و DKIM و نوشتن متن ایمیل حرفه‌ای می‌توانید از اسپم شدن جلوگیری کنید.

۵. اگر ایمیلم هک شود، چطور آن را بازیابی کنم؟
با استفاده از ایمیل یا شماره تلفن بازیابی و انجام مراحل تایید هویت، می‌توانید حساب خود را پس بگیرید.